کمد بایگانی، مکان ویژه ای برای سازماندهی اسناد است. این ابزار، الزاماتی را برای تنظیم و طبقه بندی اسناد به صورت یکپارچه ایجاد می کند. این کار به دلیل پرکاربرد بودن مدارک در حل وظایف سازمانی و اداری، اهمیت بسزایی دارد.

پیکربندی اطلاعات اسناد، به انتقال آنها در زمان و مکان مناسب کمک می کند. هدف از طبقه بندی اسناد با کمد بایگانی ، کاربری آسان و انتقال ساده می باشد. هر فعالیت مدیریتی با اطلاعات مهمی که در سندها حک می شوند، همراه است.

هر تصمیم مدیریتی در دادگستری، در قالب یک سند ثبت می شود. ثبت، تنظیم و طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی رسمی در کمدهای بایگانی، با توجه به استانداردها انجام خواهد شد. یکی از ایمن ترین راه های حفظ امنیت اطلاعات و انواع مدارک مکتوب در دادگستری، به کارگیری و خرید کمد بایگانی است. پس از تثبیت اطلاعات، این کمد آنها را حفظ و انباشت می کند.

بدین ترتیب امکان انتقال مدارک به شخص دیگر، استفاده چندگانه و غیره ساده تر خواهد بود. از دلایل کاربردهای گسترده کمدهای بایگانی در دادگستری، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• حفظ و انباشت اطلاعات
• امکان انتقال اطلاعات به شخص دیگر
• استفاده مجدد راحت از اطلاعات
• امکان ارجاع سریع به مدارک
• عملکرد حسابداری اطلاعات
• بالا رفتن امنیت مدارک و محیط

طبقه بندی اسناد با کمد بایگانی، منبعی برای تجزیه، تحلیل و مرجع جستجو هستند. در فعالیت های دادگستری، اسناد به عنوان موضوع و نتیجه کار عمل می کنند. این امر بر اهمیت تنظیم و نگهداری درست آنها می افزاید. اساس ایجاد اسناد در دادگستری، تسریع اقدامات کارکنان، انتقال اطلاعات، ذخیره سازی و استفاده برای مدت زمان معین است.

به منظور اجرای مدارک، فرم ها و روش های کار با آنها، اسناد بر اساس تعدادی از ویژگی ها طبقه بندی می شوند. این پیکربندی بر اساس رایج ترین ویژگی های مشابه و متفاوت صورت می گیرد.

اگر قصد مشاهد و خرید کمد اداری را دارید، اقدام به کلیک کنید.

چرا باید اسناد دادگستری را در کمدهای بایگانی طبقه بندی کرد؟

هدف از طبقه بندی اسناد، افزایش کارایی کار دستگاه قضایی و مسئولیت مجریان است. طبقه بندی اولیه اسناد، جستجوی سریع آنها را تضمین می کند. همچنین سرعت دسترسی، اجرا و کنترل آنها را افزایش می دهد. طبقه بندی مدارک، یک شرط بسیار مهم برای یکسان سازی آنها است. این کار پیش نیاز مهمی برای پشتیبانی اسناد از سیستم های کنترل خودکار می باشد.

یکسان سازی شامل ایجاد مجموعه واحدی از انواع مدارک، برای موقعیت های مشابه است. طبقه بندی اسناد با کمد بایگانی در توسعه اشکال یکنواخت اسناد و قوانین یکسان برای تهیه، طراحی و ایجاد متون، ثابت می باشد. طبقه بندی باید طبق ویژگی های زیر پیش برود.

• روش تثبیت
• محتوا
• روش تولید
• میزان پیچیدگی
• محل تدوین
• مهلت
• مبدأ
• قدرت قانونی
• هدف

اصول لازم، برای چیدمان طبقه بندی اسناد با کمد بایگانی

اسناد بر اساس روش ثبت اطلاعات به انواع مکتوب، گرافیکی، عکاسی، فیلم و آکوستیک تقسیم می شوند. مدارک نوشته شده، با دست خط یا ماشین ایجاد شده اند. اسناد گرافیکی شامل نقشه ها، نمودارها و پلان ها می باشند. عکس ها و فیلم ها با کمک تجهیزات ویژه بر روی رسانه های خاص ثبت می شوند.

با توجه به نام اسناد، می توان تعداد زیادی از آنها را جداسازی کرد. بر اساس نوع، اسناد شامل نمونه های معمولی و فردی هستند. مدارک نمونه از قبل توسط مقامات بالاتر برای سازمان های زیر مجموعه تهیه می شوند.

در نتیجه حفظ و طبقه بندی اسناد با کمد بایگانی اهمیت بسیار بالایی دارد. اسناد فردی برای استفاده داخلی دادگستری توسعه می یابند. مدارک را بر اساس شرایط اجرا، باید به دو دسته فوری و غیر فوری تقسیم کرد. شاخص این ویژگی، مهلت اجرای سند است که توسط قوانین مربوطه تعیین خواهد شد.

اسناد فوری و غیر فوری باید به صورت جداگانه در کمد بایگانی پیکربندی شوند. بر اساس تشخیص قوه قانونی، اسناد معتبر و جعلی متمایز می شوند. مدارکی که طبق روال تعیین شده با رعایت کلیه قوانین صادر شده اند، معتبر تلقی خواهند شد.

بر اساس هدف، اسناد به دو نوع اصل و کپی تقسیم می شوند. بدیهی است که این دو نوع مدرک باید در قسمت های متفاوتی از کمدهای بایگانی قرار بگیرند. البته کپی اسناد دادگستری، یک نسخه دقیق و مشابه از جزئیات مدرک اصلی بوده که تایید شده می باشد. می بایست بین انواع نسخه ها تمایز قائل شد.

اسناد رسمی توسط ارگان ها، موسسات دولتی و شهرداری، سازمان های تجاری و غیر تجاری تنظیم می شوند. طبقه بندی اسناد در کمدهای بایگانی، به منظور سازماندهی و بهبود کارایی صورت می گیرد.

از جمله مهمترین مدارک در دادگستری، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• قوانین کلی برای رسیدگی به اسناد
• شواهد فیزیکی
• بررسی تحقیقاتی
• تجزیه و تحلیل پزشکی قانونی

این مدارک در زمینه های مختلف فعالیت های قضایی مورد استفاده قرار می گیرند. از این رو خطر جعل آنها بسیار زیاد است. به همین دلیل باید به طبقه بندی اسناد با کمد بایگانی توجه ویژه ای داشت. هر کمد، کلید مخصوص خود را داشته که تنها در اختیار مسئولین همان بخش قرار می گیرد. بدین ترتیب افراد غریبه و دیگر بخش ها، به اسناد دسترسی نخواهند داشت.

اهمیت خرید کمدهای بایگانی، در عملکرد دادگستری

هر سندی دارای کارکردهای خاصی بوده که تعیین هدف طبقه بندی اسناد با کمد بایگانی و بررسی نقش آن در ساختار و نظام معین، مهم است. عملکرد اطلاعات با نیاز به جمع آوری آنها به منظور حفظ و انتقال تعیین می شود.

از این رو، این نوع بایگانی نه تنها در دادگستری بلکه هر نوع موسسه ای از درجه اهمیت بالایی برخوردار است. هر سند دارای ظرفیت اطلاعاتی مشخصی می باشد. این ظرفیت با شاخص های متعددی مشخص می شود که عبارتند از: کامل و عینی بودن، قابلیت اطمینان، بهینه بودن، سودمندی و تازگی آن، مرتبط بودن اطلاعات.

جمع بندی

ما در این مقاله در مورد بهترین روش طبقه بندی اسناد با کمد بایگانی در دادگستری صبحت کردیم. همچنین توضیح دادیم که چرا باید اسناد و مدارک دادگستری را در کمد بایگانی قرار دهیم. و در ادامه از اصول لازم، طبقه بندی اسناد در کمد بایگانی گفتیم. همچنین صحبت شد، اهمیت خرید کمدهای بایگانی، در عملکرد دادگستری به چه صورت است.

همچنین نتیجه می گیریم، بهترین راه برای پیکربندی اسناد براساس این شاخص ها، استفاده از کمد بایگانی است. برای تهیه کمد بایگانی با کیفیت بالا و قیمت مناسب، می توانید به سایت ما مراجعه کنید. صنایع فلزی مهر، تجربه گسترده ای در زمینه تولید محصولات اداری دارد.

منبع

gebesa,collinsdictionary

صنایع فلزی مهر

سوالات متداول

• چرا باید از روش سنتی بایگانی استفاده کنیم ؟

طبقه بندی اسناد با کمد بایگانی به روش سنتی دسترسی راحت و در برابر هک سیستمی، ویروس و خطای سیستمی امنیت بیشتری دارد.

• جنس کمد بایگانی فلزی باشد، بهتر است یا چوبی ؟

بدنه فلزی کمد بایگانی دارای مقاوت بیشتری است، و همچنین امنیت بیشتری دارد؛ و در برابر آتش و رطوبت هم مقاوم است.

بررسی کمد بایگانی فلزی و تفاوت آن با کمد چوبی

امروزه اکثر افراد از کمد چوبی استفاده می کنند و تنها عده کمی به دنبال کمد بایگانی فلزی هستند و علت اصلی آن هم این است که اکثر افراد فکر می کنند که کمد فلزی بیشتر برای ادارها مناسب است در حالیکه کمد بایگانی فلزی انواع مختلفی دارد. در این مقاله به نقد و بررسی کمد فلزی و چوبی می پردازیم.

شما می توانید بنا به سلیقه خود کمد بایگانی با ابعاد دلخواه و رنگ مورد نظر سفارش دهید. کمد فلزی طول عمر بالای نسبت به کمد چوبی دارد و به راحتی خراب نمی شود همچنین در حمل و نقل نیز بسیار سبک بوده و می توانید به آسانی جابجا کنید.

خیلی جالب است که بدانید، بسیاری از مجموعه های اداری و تفریحی، آموزشی و… از کمد بایگانی فلزی استفاده می کنند، که استفاده از این نوع کمد برای نگهداری مدارک و اسناد، و حتی وسایل شخصی افراد به کار می رود.

کدام مورد تأیید است کمد بایگانی فلزی یا چوبی ؟

بسیاری از افراد فکر می کنند، تفاوت بین کمد بایگانی فلزی و چوبی در ظاهر آنها است پس اگر شما هم به این طریق فکر می کنید ادامه مطلب را دنبال کنید.

مطالعه بیشتر: استفاده از کمد فلزی برای کتابخانه

چند مورد از تفاوت ها و بررسی کمد چوبی و فلزی برای نگهداری وسایل

در ادامه به بررسی مهمترین تفاوت های این نوع کمد ها از جنس های فلزی و چوبی می پردازیم.

ساختار

کمد بایگانی فلزی، در کارخانه ساخته می شود و مونتاژ شده آن را از فروشگاه مورد نظر می توانید تهیه کنید، ولی کمد بایگانی چوبی را، هم اماده شده در بازار می توانید پیدا کنید وهم می توان، با مراجعه به نجاری سفارش ساخت آن را دهید.

بیشتر بخوانید: نیمکت مدرسه چیست و انواع آن کدام است؟

طول عمر

برای بسیاری از مصرف کنندگان عمر لوازم که خریداری می کنند مهم است؛ کمد های چوبی در مناطق مختلف، به دلیل وجود رطوبت و گرما، سرما و… عمر کمتری نسبت به کمد بایگانی فلزی دارند.

زیبایی

صنایع چوب و کنده کاری جزو هنر های زیبایی ایران محسوب می شوند، از این رو برای تولید کمد های بایگانی می توان از طرح های بیشتری استفاده نمود.

استحکام

قاعدتاً استحکام فلز از چوب بیشتر است؛ همانطور که در موارد بالا ذکر کردیم طول عمر فلز از چوب بیشتر است. اگر می خواهید در کمدتان از وسایلی که دارای وزن بالا و یا سختی زیاد هستند، استفاده کنید کمد بایگانی فلزی انتخاب مناسبی برای شما می باشد.

مصارف کمد بایگانی فلزی

چند نمونه از مصارف کمد های بایگانی فلزی نام می بریم که بیشتر با آن آشنا شوید

اداره جات

از کمد بایگانی فلزی در اداره جات بیشتر برای نگهداری اسناد و مدارک استفاده می شود، که در بعضی از مواقع، شرکت ها برای پرسنل خود از این نوع کمد برای نگهداری وسایل شخصی استفاده می کنند.

استخر

در این مورد به دلیل وجود روطوبت و برخورد آب، مراجعه کننده گان میتوانند برای حفظ وسایل شخصی خود از کمد بایگانی فلزی استفاده کنند؛ ممکن است مراجعه کننده گان زمان زیادی از وسایل حود دور باشند که کمد بایگانی فلزی محل امنی می تواند برای نگهداری وسایل باشد.

خرید کمد رختکن فلزی با قیمت مناسب

مدارس

در مدارس برای نگهداری وسایل دانش آموزان و حفظ حریم شخصی آنها و نگهداری اسناد و مدارک دانش آموزان از این نوع کمد استفاده می کنند.

اتاق شخصی

برای نگهداری لباس ها و کفش ها ، چیدمان وسایل شخصی و مرتب نگهداشتن کتاب ها  و…. میتوان از کمدهای بایگانی فلزی استفاد نمود.

برسی امنیت قفل های کمد بایگانی فلزی

برای امنیت بیشتر محتوای داخل کمد بایگانی برای بسته نگهداشتن درب آن، قفل در نظر گرفته می شود که ما به بررسی کمد فلزی و چوبی می پردازیم:

• قفل سنتی مانند: قفل شمی دار، قفل رونیزکلید کامپیوتری، قفل شیاردار و…
• قفل اثر انگشتی
• قفل چهرنما
• قفل کامپیوتری
• و….

مزایا

• نیاز به تامیر نگهداری زیادی ندارد.
• در ابعاد مناسب و قابل حمل است.
• ضربه گیری مناسب برای وسایل داخل کمد می باشد.

نتیجه گیری

در این مقاله در مورد نقد و بررسی کمد فلزی و چوبی و نحوه استفاده کمد بایگانی فلزی و این که در کجا به کار می روند صحبت کردیم، و تفاوت بین کمد فلزی و چوبی را نیز توضیح دادیم. توجه داشته باشید که کمد بایگانی صرفا برای بایگانی یا برای ادارجات نمی باشد و شما می توانید برای استفاده شخصی نیز استفاده کنید.

اگر شما می خواهید انواع مختلف کمد فلزی را مشاهده کنید می توانید سری به کارگاه صنایع فلزی مهر زده و انواع مختلف آنرا مشاهده کنید یا همچنین می توانید طرح و ابعاد دلخواه خود را به ما دهید تا دقیقا مطابق با نیاز شما طراحی و ساخته شود.

منبع aradbranding ,madehow 

صنایع فلزی مهر

سوالات متداول

• آیا کمد بایگانی فلزی را برای استقامت بیشتر دیوار نصب می شود؟

بله اگر روی زمین قرار گیرد میتوان با استفاده پیچ و رولپلاک آن را به دیوار نصب کرد.

• این نوع کمد ها در برابر آب و رطوبت مقاوم هستند ؟

بله ولی برای احتیاط بیشتر مقابله با رطوبت می توان از ضد زنگ استفاده کرد.

کمد بایگانی برای تامین اجتماعی، یک راه حل ساده، ارزان و هوشمند برای نیازهای نگهداری پرونده و پوشه ها در ادارجات تامین اجتماعی است. کمدهای بایگانی ارگونومیک، همه کاره هستند؛ زیرا دارای حداقل میزان اشغال فضا بوده که به لطف نوع طراحی آن ها این ویژگی فراهم شده است.

مزایای زیادی برای داشتن این کمدها جهت بایگانی مدارک در محل کار خصوصا سازمان های تامین اجتماعی وجود دارد. در ادامه با صنایع فلزی مهر همراه باشید تا به شما بهترین کمد بایگانی برای تامین اجتماعی را معرفی کنیم.

کاربرد کمد بایگانی برای تامین اجتماعی

کمد بایگانی، یک کالای اساسی و کاربردی برای دفاتر دولتی مانند سازمان های تامین اجتماعی، مراکز آموزشی و… است. می توان گفت که آنها ذاتاً بخشی چیدمان ادارجات تامین اجتماعی را بر عهده دارند، که برای نگهداری پرونده ها، اسناد کاغذی، بروشورها، فرم ها و… به صورت سازمان یافته و بدون دردسر استفاده می شوند.

در بسیاری از اشکال کمد بایگانی برای تامین اجتماعی، محفظه ای برای کشوها در نظر گرفته می شود که جهت نگهداری انواع اسناد و فایل ها مفید است.

بیشتر بخوانید: استفاده از کمد فلزی برای کتابخانه

انواع مختلف کمد بایگانی برای تامین اجتماعی

مهم نیست در چه صنعتی هستید، احتمال اینکه شرکت شما نیاز به ذخیره سازی مدارک داشته باشد، وجود دارد. در کنار طراحی هایی که هر روزه برای کمد بایگانی برای تامین اجتماعی انجام می شود، اما نگهداری اسناد به صورت آنلاین بسیار رشد کرده است. اما سازمان های تامین اجتماعی برای حفظ امنیت بیشتر برای جلوع گیری از ویروس های مخرب و جلوع گیری از ورود غیر مجاز (هک) از روش های سنتی بایگانی استفاده میکنند.

البته این بدان معنا نیست که این نوع از کمدها از بین رفته اند. خوشبختانه، این روزها گزینه های متعددی برای مدیران و کارمندان دفاتر وجود دارد تا اسناد خود را طوری سازماندهی کنند که بهترین کاربری را برای آنها دارد. در اینجا، برخی از رایج ترین انواع کمد های ذخیره سازی مدارک، معرفی شده اند.

اگر قصد خرید کمد بایگانی دارید به صفحه خرید کمد بایگانی مراجعه نمایید.

بررسی انواع کمد بایگانی برای تامین اجتماعی

در ادامه این مقاله توضیحات بیشتری در خصوص انواع، ساختار و موارد استفاده کمد بایگانی برای تامین اجتماعی می دهیم.

کمد فایل عمودی

کمد فایل عمودی، نام سیستم استانداردی است که در اکثر دفاتر تامین اجتماعی می‌ توانید پیدا کنید. انواع کمد بایگانی برای تامین اجتماعی در این نوع، محکم هستند و به لطف طراحی عمودی خود، فضای بسیار کمی را اشغال می کنند.

اگر دارای یک دفتر تامین اجتماعی کوچکتر هستید یا فضای محدودی دارید، ممکن است یک کمد اداری فایل عمودی برای شما مناسب باشد. علاوه بر این، اگر به سرعت به فضای بیشتری نیاز دارید، خرید یک یا چند کمد عمودی، بدون نگرانی برای موقعیت مناسب قرارگیری آنها، بسیار آسان است. این کمدها، به طور معمول از فلز، چوب یا ام دی اف ساخته می شوند.

کمد فایل جانبی

کمد بایگانی جانبی، مشابه کمد فایل عمودی است، اما به ‌طور چشمگیری، دارای طراحی گسترده ‌تری بوده و در نتیجه، این نوع کمد بایگانی برای تامین اجتماعی، فضای بیشتری را اشغال می‌ کند. اگر فضایی برای یکی از این کمد ‌های سبک و کاربردی دارید، این نوع از کمدها، می توانند گزینه خوبی باشند، زیرا  بیش از دو برابر یک کمد عمودی سنتی، اسناد را در خود جای می دهند.

یک نقطه ضعف در اینجا وجود دارد که عرض کمد، می تواند جایگذاری آنها در دفتر ا را سخت تر کند. شما به یک فضای اختصاصی برای این کمد ها نیاز دارید. همین امر، تصمیم گیری هنگام خرید ست اداری را با چالش همراه می کند. در عوض، این روشی عالی برای نگهداری فایل ‌های بیشتر در کنار یکدیگر است.

کمد فایل پایه

به چیزی کمی کوتاهتر نیاز دارید که بتواند در یک اتاقک یا فضای اداری کوچک جا شود؟ یک کمد ذخیره سازی با طراحی فایل پایه، ممکن است راه حلی باشد که به دنبال آن هستید. این کمد ها به گونه ای ساخته شده اند که در زیر میز قرار می گیرند و اغلب این نوع کمد بایگانی برای تامین اجتماعی به عنوان بخش کوچک تری از اتاق قرار می گیرند.

کمد بایگانی چرخدار

کمد فایل رولینگ، شبیه به کمد فایل پایه است، زیرا اندازه آنها کوچکتر بوده و می توانند زیر میز قرار بگیرند، اما روی چرخ مستقر شده است. این فایل ها را می توان به راحتی در دفتر جابجا کرد یا دوباره مرتب نمود.

قفسه های بایگانی بدون درب

ذخیره‌ سازی با قفسه ‌های باز، نوع دیگری از طراحی کمد بایگانی برای تامین اجتماعی هستند و به گونه ای طراحی شده ‌اند تا طیف وسیعی از اقلام را در محل کار ایمن نگه ‌دارند. مدیران دفاتر اداری، می توانند بسته به محتویات و اسناد خود، می ‌توان آن ‌ها را متناسب با طیف وسیعی از اندازه‌ های اشیا، سفارشی کرد.

مواد ساخته شده کمدهای بایگانی

کمدهای بایگانی که عموما در اداراه جات، منازل و انواع دیگر محل های کار مورد استفاده قرار می گیرند، از فلز یا چوب ساخته شده اند. محفظه های بایگانی فلزی، به طور معمول، از فولاد گالوانیزه تولید می شوند، زیرا هم بادوام و هم مستحکم هستند.

این در حالی است که کمد بایگانی برای تامین اجتماعی چوبی، کیفیت بسیار بالایی دارد؛ اما به دلیل هزینه های تکمیلی چوب، قیمت بالایی را به خود اختصاص می دهد. ضمن آنکه، برای تمیز کردن و نگهداری، نیاز به مراقبت ویژه دارد. به همین دلیل است که کابینت های بایگانی چوب، در ادارات و سایر محل های کار، بسیار نادر است اما در خانه ها و موزه ها رایج تر می باشد.

جمع بندی

اگر همیشه احساس می ‌کنید که میز کارتان با اسناد، کاغذ های بهم ریخته، فرم‌ ها و پرونده‌ هایی که این ‌جا و آن‌ جا قرار دارند، آشفته شده است، پس  کمد بایگانی برای تامین اجتماعی ، همان چیزی است که به آن نیاز دارید. خرید چنین کمدی، مستلزم این است که نوع فضای ذخیره سازی و نوع محل نگهداری مورد نیاز خود را در نظر بگیرید. اندازه اسناد شما نیز نقش مهمی در این انتخاب دارد.

منبع

 autonomous–office

صنایع فلزی مهر

سوالات متداول

• آیا می توان موقع سفارش برای قفسه های بایگانی بدون درب، درب دار سفارش دهیم؟

بله می توان آن ها را همراه درب سفارش داده و قفل دار کرد.

• کمد بایگانی برای تامین اجتماعی تحمل چه وزنی از نگهداری اسناد مدارک را دارد؟

بستگی به نوع کمد دارد، زیرا جنس این کمد فلزی است و مقاومت بالایی دارد. موقع سفارش هم معمولا می توان بسته به وزن مورد نظر به فروشنده بگویید که در ساخت و آلیاژ ان تغییر احمال کند.